Sistem Pencatatan Barang di Gudang

Administrasi Gudang

Dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang dalam gudang, maka kepala gudang harus membuat/mengadakan pembukuan barang-barang Dalam gudangnya.

Kepala gudang harus membuat sistem pembukuan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui bahwa catatan barang-barang cocok dengan barang-barang secara fi sik. Kecocokan ini menyangkut baik jenisnya, jumlahnya, nilainya, tempatnya di gudang, kapan diterimanya dan lain-lain yang dianggap perlu.

Untuk keperluan tersebut, maka kepala gudang harus membuat kartu gudang untuk setiap macam barang yang memuat tentang penambahan barang, pengurangan dan persediaan/saldo barang dalam gudang. Kartu gudang yang diletakkan pada tumpukan barang yang bersangkutan, dinamakan pula kartu gudang (label).

Di samping kartu gudang, maka kepala gudang harus membuat pula buku atau kartu stok barang untuk setiap jenis/ukuran barang. Kartu ini disimpan dalam kotak kartu, dengan susunan secara alfabetis.

Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bendaharawan barang/kepala gudang/ pengurus barang dan unit-unit harus menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik, yaitu:

a. Menyelenggarakan tata buku penggudangan yang jelas dan mudah diperiksa.

b. Membukukan mutasi barang setiap terjadi mutasi.

c. Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku-buku dan/atau kartu-kartu barang, misalnya:

1) Buku Penerimaan

Gudang Buku ini memuat semua keterangan-keterangan tentang bukti-bukti atau dokumen-dokumen penerimaan barang.

2) Buku Pengeluaran Gudang

Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti-bukti penyerahan atau penerimaan barang.

3) Buku Kekayaan Gudang

Buku ini memuat dan menunjukkan setiap saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua barang yang disimpan di gudang.

4) Kartu Persediaan Barang

Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan dan harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang) tertentu.

Ini berarti bahwa setiap jenis, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus dibuatkan kartu tersendiri. Kartu-kartu yang begitu banyak jumahnya itu, harus disimpan dalam kotak/peti khusus untuk itu, dengan susunan secara alfabetis. Dasar dalam melakukan administrasi gudang pada perusahaan ritel adalah:

Barang, PO dan Faktur.

1. Barang yang dikirim supplier diterima oleh bagian Receiving atau Ekspedisi kemudian dicek silang berdasarkan PO.

2. PO (Purchase Order) dikeluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer) di periksa (chek list) pada bagian tanggal permintaan barang,kuantitas atau jumlah barang per unit, dan keadaan fisik barang.

Apabila kondisi tersebut sudah sesuai dengan permintaan kemudian PO ditandatangani oleh supplier, petugas receiving dan bagian pembelian sebagai bukti persetujuan. Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari tiga rangkap,1 lembar ke bagian EDP (Entry Data Procesing), 1 lembar ke bagian keuangan, dan 1 lembar lagi ke bagian gudang.

Barang dari bagian Receiving didistribusikan sesuai dengan sifat/kondisi barang. Barang-barang dalam jumlah banyak, susah didapat, barang-barang program, langsung dikirim ke bagian gudang, akan tetapi barang-barang Fast Moving didistribusikan langsung ke area toko.

Tiap-tiap counter setiap hari mendata barang-barang yang dijual, apabila barang sudah habis atau berkurang seorang pramuniaga bisa melakukan permintan barang ke gudang.

Pencatatan persediaan barang di gudang bisa dilakukan dengan cara manual dan komputerisasi.

1. Pencatatan barang secara manual

Pada dasarnya administrasi gudang terdiri dari dua sistem pencatatan, yaitu:

a. Sistem Pencatatan Terus-Menerus (Perpetual System)

Pada ”Sistem Pencatatan Terus Menerus” atau disebut juga ”Sistem Buku”, pencatatan persediaan barang dilakukan secara kontinue (terusmenerus).

Untuk tiap jenis barang dibuat perkiraan/rekening/kartu atau buku tersendiri. Bertambahnya barang dicatat di sebelah debet dan berkurangnya barang dicatat di sebelah kredit setiap saat terjadi transaksi. Saldo dari perkiraan dicocokkan dengan persediaan barang yang sebenarnya ada.

b. Sistem Pencatatan Secara Periodik (Periodic System)

Pada setiap ada transaksi penjualan, maka hanya penerimaan dari penjualan itulah yuang dicatat. Dalam kejadian ini tidak dibuat jurnal untuk mengkredit (mengurangi) perkiraan/rekening persediaan atau perkiraan pembelian senilai harga pokoknya barang yang dijual itu. Oleh karena itu, harga pokok penjualan ditetapkan berdasarkan daftar perincian persediaan barang yang ada (disebut persediaan fisik). Dengan demikian persediaan pada akhir periode akuntansi dilakukan dengan cara menginventarisir atau menghitung persediaan secara fi sik. Kemudian, karena perhitungan secara fi sik (Physical Inventory) dilakukan sebagai ”Sistem Periodik” (Periodic System).

Dalam sistem pencatatan persediaan barang dapat dilakukan dengan beberapa metode.

2. Metode pencatatan persediaan barang tersebuut antara lain:

a. First-in, First-out (FIFO)

Pencatatan dengan metode FIFO berarti barang yang pertama masuk,barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan, atau secara mudah dapat dikatakan masuk pertama, keluar pertama (MPKP).

b. Last-in, First-out (LIFO)

Pencatatan dengan metode LIFO berarti barang yang paling akhir masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan atau dikatakan bahwa masuk akhir, pertama keluar (MAKP).

c. Weight Average Cost (WAC) / Average Cost (AC)

Pencatatan dengan metode AC berarti bahwa barang-barang yang dikeluarkan dicatat berdasarkan harga rata-ratanya

3.  Pencatatan Barang Secara Terkomputerisasi

Pencatatan barang secara terkomputerisasi akan sangat memudahkan admin gudang dalam melakukan recap terhadap barang yang keluar masuk gudang. Metode pencatatan persediaan barang dapat diakomodir oleh sistem, baik berdasarkan request dari perusahaan, maupun yang sudah langsung disediakan oleh vendor di dalam sistem mereka.
Pencatatan barang dimulai dari penerimaan barang oleh admin gudang berdasarkan PO yang diajukan user kepada vendor, lalu pengambilan barang di gudang oleh user. Penerimaan dan pengambilan barang ini otomatis akan mengupdate stok yang ada di gudang. Admin gudang tidak akan direpotkan lagi oleh kegiatan pencatatan.

Soal

1.      Di bawah ini adalah pembukuan dalam administrasi barang , kecuali…….

A.    Buku Penerimaan

B.     Buku Pengeluaran Gudang

C.     Buku Kekayaan Gudang

D.    Buku Jurnal Keuangan

E.     Kartu Persediaan Barang

2.      Harga pokok penjualan barang diakui bersama dengan pengkuan penjualan . System pencatatan persediaan ini menggunakan……

A.    Perpetual Inventory System

B.     Physical Inventory System

C.     Weighted Average Method

D.    First In First Out

E.     Last In First Out

3.      Penilaian penyediaan barang akhir periode dengan asumsi, barang yang lebih dulu masuk (dibeli) dianggap yang lebih dulu keluar (dijual). Metode pencatatan persediaan ini disebut….

A.    Specific Identification Method

B.     Simple Average Method

C.     Weight Average Method

D.    First In First Out

E.     Last In First Out

4.      Persediaan yang di miliki oleh perusahaan manufaktur disebut, kecuali……

A.    Work In Process Inventory

B.     Cost of Goods Sold

C.     Raw Material Inventory

D.    Finished Goods Inventory

E.     Menchandise Inventory

5.      Persediaan yang di miliki oleh perusahaan jasa disebut……

A.    Menchandise Inventory

B.     Finished Goods Inventory

C.     Raw Material Inventory

D.    Tidak memiliki persediaan

E.     Work In Process Inventory

6.      Paling banyak dibuat pencatatan dan administrasi perusahaan perusahaan ,kecuali….

A.    Sumber daya manusia yang bersangkutan

B.     Barang- barang milik perusahaan

C.     Barang -barang dagang

D.    Barang- barang hasil produksi perusahaan

E.     Semua jawaban benar

7.      Tempat mencatat transaksi mutasi tiap jenis barang secara individual adalah

A.    Kartu persediaan

B.     Buku jurnal umum

C.     Buku jurnal pembelian

D.    Buku jurnal penerimaan kas

E.     Buku jurnal pengeluaran kas 

8.      Dalam kegiatan pergudangan harus ada dokumen seperti berikut, kecuali….

A.    Buku Penerimaan Gudang

B.     Kartu persediaan

C.     Buku Kas Jurnal

D.    Bon Permintaan Barang

E.     Surat Penyerahan Barang

9.      Buku penerimaan gudang harus diikuti bukti bukti …..

A.    Kartu persediaan

B.     Surat penyerahan barang dari unit pembelian

C.     Bon permintaan

D.    Buku pengeluaran

E.     Buku penerimaan gudang

10.  Dasar dalam melakukan administrasi gudang pada perusahaan ritel adalah

A.    PO

B.     PO dan Faktur

C.     Receiving dan bagian sebagai bukti persetujuan

D.    PO yang dikeluarkan oleh divisi pembelian

E.     Faktur  penjualan serta nota retur yang diterima dari bagian pembelian